こんにちは、ゆうです。
次の会議の参加者に、元恋人の名前がある。共同作業の担当も重なっている。何を話すかより、どんな顔で座ればよいかを考えて、もう疲れてしまうこともありますよね。
気まずさが消える日を待てなくても、次の一回の進め方は相談できます。今日は、自分を「平気に見せる」準備より、仕事で迷うところを少し減らしてみましょう。
会う前に、今日決めることを一つ確かめる
議題が曖昧だと、どこまで話せば終わるのかも見えにくくなります。主催者に「今回決めることと、私が説明する範囲を先に確認できますか」と聞く方法があります。
会議の研究では、958人と292人を対象とした二つの調査で、議題の使用などが、参加者による会議の有効性の評価と関連していました。［1］
失恋後の会議を調べた研究ではなく、議題が不安を減らすと証明したものでもありません。ここからの工夫は記事独自の提案です。つらさを消すより、確認できる仕事の範囲を用意するために使います。
共同作業は、「誰が・どこまで」を見える形に
例えば二人で資料を作るなら、「自分が初稿、相手が数値確認、最終判断は責任者」と分けて、共有文書に残す案があります。期限だけでなく、どこへ渡せば自分の担当が一区切りになるかも確認します。
進め方の確認です。私は本文の初稿まで、数値の確認はそちらで、最終版は責任者に確認いただく形でよいでしょうか。初稿は○日までに共有します。修正は共有文書のコメントにまとめたいです。
分担を一人で決めて押しつけず、チームで合意する形にします。相手の返事の温度から関係を判断し続ける代わりに、担当と確認場所を見返せるようにしておくのです。
二人だけがつらい日は、進行の助けを頼んでいい
必要な関係者がいる会議で扱う、責任者に進行してもらう、事前に資料を送り説明を短くする。業務上可能な形を、主催者や上司に相談できます。人数を増やせば安心できるとは限らないので、自分に何が負担なのかから選んでください。
会議中に私的な話が出たら、「今は、この資料の確認に戻したいです」と議題に戻す一言を用意しても。言いづらければ、進行役に「残りの確認事項を整理していただけますか」と頼る方法もあります。
その場で答えが出ない質問には、「確認して、今日中に共有文書に追記します」と、実際にできる範囲で返せます。うまく受け答えして気まずさをなくすところまで、引き受けなくて大丈夫です。
会議のあと、関係の答え合わせを急がない
終わったら、まず「自分の次の担当」と「期限」だけ記録する。休憩が取れるなら、水を飲むなど、すぐ次の会議へ入らずに済む余白を取ってもよいと思います。
声が震えた、目を合わせられなかった。そんな場面が気になっても、今日の自分や二人の関係への結論にしなくてかまいません。負担が大きすぎたら、次回は資料共有に変えられないか、担当を調整できないか相談する材料にできます。
脅しや望まない接触がある場合は、会議の工夫だけで抱えず、安全を優先して職場の相談窓口などへ。相手が評価や指示をする立場なら、その人以外の相談先も確認してください。
今日は、議題を一つ確かめるだけでも。元気に振る舞えなくても、自分の負担を減らす相談をしてよいのです。
大丈夫、無理せず一緒に一歩ずつ前に進んでいこう。
参考文献
［1］Leachら（2009）Perceived Meeting Effectiveness: The Role of Design Characteristics。参加者の評価を調べた研究。失恋後の心理的負担や、本記事の手順の効果を検証したものではありません。
